".
При деловой переписке обратный адрес всегда пишут на лицевой стороне
конверта.
Содержание делового послания
Содержание делового письма определяется прежде всего затрагиваемой
проблемой, поэтому хотелось бы только подчеркнуть, что содержание должно
быть изложено ясно, лаконично и отражать суть вопроса. Если вы точно
знаете, что хотите сказать, и тщательно продумали формулировку вступле-
ния, предваряющего основную часть, вас ничто не собьет при изложении су-
ти проблемы. Как только вы написали то, что собирались, остановитесь.
Неуместность последнего абзаца может испортить впечатление от всего
письма.
Адрес получателя
В правильно оформленных деловых письмах адрес получателя указывается
слева, немного ниже уровня даты, и на две строки выше обращения, точно
так же, как и на конверте.
7 июня 1992 г.
Мистер Джеймс Джонсон Смит, Джонсон и К°. 20, Бродвей Нью-Йорк,
Нью-Йорк, 10027
Дорогой М-р Джонсон,
Оформление делового письма будет правильным и в том случае, если да-
ту, адрес, обращение, заключительную фразу и подпись вы расположите
вдоль левого поля листа на одинаковом расстоянии от его края.
Обращение
В большинстве случаев при написании письма вам следует придерживаться
принятого между вами и адресатом стиля личного общения. Например, если
вы, обращаясь к вице-президенту по маркетингу, называете его "Джим", то
и начать письмо ему вы должны, написав: "Дорогой Джим". Коль скоро он
остается для вас "мистером Вэллейсом", то и в послании к нему следует
обратиться: "Дорогой мистер Вэллейс".
Часто встает вопрос о том, когда можно сменить официальное обращение
на обращение по имени. Если ваша переписка привела к личным встречам и
продолжительным деловым отношениям, то, обращаясь к своему собеседнику
по имени в личной беседе, вы можете так же называть его и в письме. Ког-
да же ваши деловые отношения ограничиваются только перепиской, то решить
вопрос об обращении можно следующим образом. Переписываясь некоторое
время, к примеру, с мистером Ньютоном, однажды можно начать письмо так:
"Дорогой Исаак, если мне можно вас так называть". Ответ мистера Ньютона
поможет вам понять, как в дальнейшем вам следует к нему обращаться: сло-
ва "Дорогая Шерил" укажут на то, что он не возражает против менее фор-
мальной манеры общения, и даже приветствует ее; письмо же, начатое сло-
вами "Дорогая миссис Питере", даст вам понять, что он хотел бы сохранить
более официальные отношения.
Посылая письмо должностному лицу, имя которого вам не известно, сле-
дует - если это возможно - позвонить в компанию, где служит этот чело-
век, и узнать его имя и звание, что позволит вам адресовать вашу коррес-
понденцию конкретному лицу. Если же с выяснением имени адресата возник-
нут сложности, можно просто написать: "Уважаемый господин (либо госпо-
жа)," или же обратиться к человеку, указав его должность: "Уважаемый
господин издатель".
Иногда, правда, обращение с указанием должности выглядит очень гро-
моздко, например: "Уважаемый господин начальник отдела жалоб". В этом
случае можно вовсе исключить обращение, а вместо него вставить фразу,
кратко характеризующую содержание вашего письма, а потом перейти к его
тексту:
Бартон Бизнес Туле 3323, Третья Авеню Нью Йорк, Нью Йорк, 10017
В ответ на заказ N 6345, каталог 55
30 сентября с. г. наша компания дала заказ, упомянутый выше, однако
вплоть до сегодняшнего дня... и т.д.
Такая форма письма наименее предпочтительна, однако она позволяет
найти выход из положения отправителю в том случае, если имя адресата не
известно.
В деловом письме после обращения ставят двоеточие, в отличие от запя-
той, которой принято отделять обращение от текста самого послания в лич-
ном письме.
Концовка делового письма
Завершать деловое письмо следует словами: "Искренне Ваш" или: "Пре-
данный Вам", а также "С уважением" или: "С наилучшими пожеланиями", что
тоже вполне корректно. Словами "С уважением" может заканчиваться письмо
от торгового агента к покупателю или от служащего к работодателю. Неофи-
циальное деловое письмо обычно завершают словом "Ваш" перед подписью.
Подпись под деловым письмом
Подписывая деловое послание, следует употребить ту же форму имени,
какую вы использовали в обращении к получателю. Так, если вы обратились
к своему адресату, назвав его: "Дорогой Джим", подписаться вам следует:
"Элис". Когда же вы обращаетесь к нему: "Дорогой мистер Вэллейс", подпи-
шитесь полным именем: "Элис Симмонс". Никогда не подписывайтесь, ставя
лишь обращение и фамилию, например: "Мисс Симмонс" или "Миссис Адаме". В
любом случае, если вы посылаете письмо на фирменном бланке вашей компа-
нии, ваша секретарша или вы сами - когда вам приходится печатать свое
послание самостоятельно - должны следовать установленным правилам, ука-
зывая под подписью полное имя. Если же вы пользуетесь для делового
письма обычным листом белой бумаги, ниже подписи следует указать назва-
ние вашей компании, например:
Искренне ваша, Элис Симмонс
КОРПОРАЦИЯ ЭРДЖО СПЕШЭЛИСТС
7. РАЗГОВОР ПО ТЕЛЕФОНУ
Телефон фактически вытеснил все прочие способы связи и формы общения,
и, как это всегда бывает, наряду с достоинствами тут же обнаружились не-
достатки. Словоохотливый приятель битый час держит вас в плену, как дер-
жал бы до изобретения этого аппарата, а на следующий день вы чертыхае-
тесь, звоня домой и слыша только гудки "занято", - это часами висят на
телефоне ваши дети.
Ежедневно появляются все новые и новые усовершенствования, открывают-
ся неслыханные возможности - раздается звонок, и записанный на пленку
голос просит вас подождать, пока не освободится тот клерк, который осве-
домится, когда вы намерены "погасить задолженность", а по номеру 900,
заплатив от 50 центов до 9 долларов, можно услышать от Санта-Клауса
сказку на ночь или узнать, выиграли ли вы бесплатную поездку на выходные
в Поконос.
Однако подчас телефон становится кошмаром, и тогда единственное, на
что остается рассчитывать - это правила хорошего тона, которые надо не
только исполнять, но и внедрять как дома, так и на службе.
ЛИЧНЫЕ ЗВОНКИ
Откуда бы вы ни говорили - с работы или из дому - тон вашего голоса и
способность высказывать свои мысли ясно и кратко имеют первостепенное
значение. Собеседник ведь не видит вас, выражения вашего лица, вашей ми-
мики и жестикуляции, и впечатление о вас складывается у него лишь на ос-
новании голоса.
А телефон и предназначен для того, чтобы передавать обычный тембр и
нормальную громкость вашего голоса.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100 101 102 103 104 105 106 107 108 109 110 111 112 113 114 115 116 117 118 119 120 121 122 123 124 125 126 127 128 129 130 131 132 133 134 135 136 137 138 139 140 141 142 143 144 145 146 147 148 149 150 151 152 153 154 155 156 157 158 159 160 161 162 163 164 165 166 167 168 169 170 171 172 173 174 175 176 177 178 179 180 181 182 183 184 185 186 187 188 189 190 191 192 193 194 195 196 197 198 199 200 201 202 203 204 205 206 207 208 209 210 211 212 213 214 215 216 217 218 219 220 221 222 223 224 225 226 227 228 229 230 231 232 233 234 235 236 237 238 239 240 241 242 243 244 245 246 247 248 249 250 251 252 253 254 255 256 257 258 259 260 261 262 263 264 265 266 267 268 269 270 271 272 273 274 275 276 277 278 279 280 281 282 283 284 285 286 287 288 289 290 291 292 293 294 295 296 297 298 299 300 301 302
При деловой переписке обратный адрес всегда пишут на лицевой стороне
конверта.
Содержание делового послания
Содержание делового письма определяется прежде всего затрагиваемой
проблемой, поэтому хотелось бы только подчеркнуть, что содержание должно
быть изложено ясно, лаконично и отражать суть вопроса. Если вы точно
знаете, что хотите сказать, и тщательно продумали формулировку вступле-
ния, предваряющего основную часть, вас ничто не собьет при изложении су-
ти проблемы. Как только вы написали то, что собирались, остановитесь.
Неуместность последнего абзаца может испортить впечатление от всего
письма.
Адрес получателя
В правильно оформленных деловых письмах адрес получателя указывается
слева, немного ниже уровня даты, и на две строки выше обращения, точно
так же, как и на конверте.
7 июня 1992 г.
Мистер Джеймс Джонсон Смит, Джонсон и К°. 20, Бродвей Нью-Йорк,
Нью-Йорк, 10027
Дорогой М-р Джонсон,
Оформление делового письма будет правильным и в том случае, если да-
ту, адрес, обращение, заключительную фразу и подпись вы расположите
вдоль левого поля листа на одинаковом расстоянии от его края.
Обращение
В большинстве случаев при написании письма вам следует придерживаться
принятого между вами и адресатом стиля личного общения. Например, если
вы, обращаясь к вице-президенту по маркетингу, называете его "Джим", то
и начать письмо ему вы должны, написав: "Дорогой Джим". Коль скоро он
остается для вас "мистером Вэллейсом", то и в послании к нему следует
обратиться: "Дорогой мистер Вэллейс".
Часто встает вопрос о том, когда можно сменить официальное обращение
на обращение по имени. Если ваша переписка привела к личным встречам и
продолжительным деловым отношениям, то, обращаясь к своему собеседнику
по имени в личной беседе, вы можете так же называть его и в письме. Ког-
да же ваши деловые отношения ограничиваются только перепиской, то решить
вопрос об обращении можно следующим образом. Переписываясь некоторое
время, к примеру, с мистером Ньютоном, однажды можно начать письмо так:
"Дорогой Исаак, если мне можно вас так называть". Ответ мистера Ньютона
поможет вам понять, как в дальнейшем вам следует к нему обращаться: сло-
ва "Дорогая Шерил" укажут на то, что он не возражает против менее фор-
мальной манеры общения, и даже приветствует ее; письмо же, начатое сло-
вами "Дорогая миссис Питере", даст вам понять, что он хотел бы сохранить
более официальные отношения.
Посылая письмо должностному лицу, имя которого вам не известно, сле-
дует - если это возможно - позвонить в компанию, где служит этот чело-
век, и узнать его имя и звание, что позволит вам адресовать вашу коррес-
понденцию конкретному лицу. Если же с выяснением имени адресата возник-
нут сложности, можно просто написать: "Уважаемый господин (либо госпо-
жа)," или же обратиться к человеку, указав его должность: "Уважаемый
господин издатель".
Иногда, правда, обращение с указанием должности выглядит очень гро-
моздко, например: "Уважаемый господин начальник отдела жалоб". В этом
случае можно вовсе исключить обращение, а вместо него вставить фразу,
кратко характеризующую содержание вашего письма, а потом перейти к его
тексту:
Бартон Бизнес Туле 3323, Третья Авеню Нью Йорк, Нью Йорк, 10017
В ответ на заказ N 6345, каталог 55
30 сентября с. г. наша компания дала заказ, упомянутый выше, однако
вплоть до сегодняшнего дня... и т.д.
Такая форма письма наименее предпочтительна, однако она позволяет
найти выход из положения отправителю в том случае, если имя адресата не
известно.
В деловом письме после обращения ставят двоеточие, в отличие от запя-
той, которой принято отделять обращение от текста самого послания в лич-
ном письме.
Концовка делового письма
Завершать деловое письмо следует словами: "Искренне Ваш" или: "Пре-
данный Вам", а также "С уважением" или: "С наилучшими пожеланиями", что
тоже вполне корректно. Словами "С уважением" может заканчиваться письмо
от торгового агента к покупателю или от служащего к работодателю. Неофи-
циальное деловое письмо обычно завершают словом "Ваш" перед подписью.
Подпись под деловым письмом
Подписывая деловое послание, следует употребить ту же форму имени,
какую вы использовали в обращении к получателю. Так, если вы обратились
к своему адресату, назвав его: "Дорогой Джим", подписаться вам следует:
"Элис". Когда же вы обращаетесь к нему: "Дорогой мистер Вэллейс", подпи-
шитесь полным именем: "Элис Симмонс". Никогда не подписывайтесь, ставя
лишь обращение и фамилию, например: "Мисс Симмонс" или "Миссис Адаме". В
любом случае, если вы посылаете письмо на фирменном бланке вашей компа-
нии, ваша секретарша или вы сами - когда вам приходится печатать свое
послание самостоятельно - должны следовать установленным правилам, ука-
зывая под подписью полное имя. Если же вы пользуетесь для делового
письма обычным листом белой бумаги, ниже подписи следует указать назва-
ние вашей компании, например:
Искренне ваша, Элис Симмонс
КОРПОРАЦИЯ ЭРДЖО СПЕШЭЛИСТС
7. РАЗГОВОР ПО ТЕЛЕФОНУ
Телефон фактически вытеснил все прочие способы связи и формы общения,
и, как это всегда бывает, наряду с достоинствами тут же обнаружились не-
достатки. Словоохотливый приятель битый час держит вас в плену, как дер-
жал бы до изобретения этого аппарата, а на следующий день вы чертыхае-
тесь, звоня домой и слыша только гудки "занято", - это часами висят на
телефоне ваши дети.
Ежедневно появляются все новые и новые усовершенствования, открывают-
ся неслыханные возможности - раздается звонок, и записанный на пленку
голос просит вас подождать, пока не освободится тот клерк, который осве-
домится, когда вы намерены "погасить задолженность", а по номеру 900,
заплатив от 50 центов до 9 долларов, можно услышать от Санта-Клауса
сказку на ночь или узнать, выиграли ли вы бесплатную поездку на выходные
в Поконос.
Однако подчас телефон становится кошмаром, и тогда единственное, на
что остается рассчитывать - это правила хорошего тона, которые надо не
только исполнять, но и внедрять как дома, так и на службе.
ЛИЧНЫЕ ЗВОНКИ
Откуда бы вы ни говорили - с работы или из дому - тон вашего голоса и
способность высказывать свои мысли ясно и кратко имеют первостепенное
значение. Собеседник ведь не видит вас, выражения вашего лица, вашей ми-
мики и жестикуляции, и впечатление о вас складывается у него лишь на ос-
новании голоса.
А телефон и предназначен для того, чтобы передавать обычный тембр и
нормальную громкость вашего голоса.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100 101 102 103 104 105 106 107 108 109 110 111 112 113 114 115 116 117 118 119 120 121 122 123 124 125 126 127 128 129 130 131 132 133 134 135 136 137 138 139 140 141 142 143 144 145 146 147 148 149 150 151 152 153 154 155 156 157 158 159 160 161 162 163 164 165 166 167 168 169 170 171 172 173 174 175 176 177 178 179 180 181 182 183 184 185 186 187 188 189 190 191 192 193 194 195 196 197 198 199 200 201 202 203 204 205 206 207 208 209 210 211 212 213 214 215 216 217 218 219 220 221 222 223 224 225 226 227 228 229 230 231 232 233 234 235 236 237 238 239 240 241 242 243 244 245 246 247 248 249 250 251 252 253 254 255 256 257 258 259 260 261 262 263 264 265 266 267 268 269 270 271 272 273 274 275 276 277 278 279 280 281 282 283 284 285 286 287 288 289 290 291 292 293 294 295 296 297 298 299 300 301 302