А на-
чальник в свою очередь может предложить
этому служащему позаниматься на курсах де-
лового письма.
Для того чтобы помочь вашим сотрудникам
стабильно посылать высококачественную кор-
респонденцию, вы можете подготовить комп-
лект писем-образцов и предложить сотрудни-
кам пользоваться ими. Вы можете также ввес-
ти правило, по которому любая корреспонден-
ция, выходящая из стен компании, должна
быть проверена двумя сотрудниками. В этом
случае количество опечаток и грамматических
ошибок будет сведено к минимуму.
Когда следует использовать
конверты с обратным адресом
\
.
Как требует этикет - всда, когда вы по-
сылаете кому-то письмо и просите прислать
вам письменный ответ, обязательно вложите
для этого в ваше письмо конверт с маркой
или специальный конверт бизнес-типа. Такая
предусмотрительность свидетельствует о вы-
соком классе.
Как готовить коммерческие
предложения
Каждый хочет готовить такие коммерчес-
кие предложения, которые выделяются среди
135
ГЛАВА 8
других, т. е. в убедительной манере. Конеч-
но, решающим в такой предложении будет
его содержание, но и форма и манера изло-
жения материала не безразличны для потен-
циальных заказчиков и клиентов. Вот пять
способов, которые помогут придать вес ва-
шим коммерческим предложениям.
Тщательно готовьте материал. Шлифуйте
ваше коммерческое предложение так, чтобы
оно соответствовало специфическим интересам
и нуждам вашего заказчика или клиента. Та-
кая направленность вашего документа позво-
лит добиться определенного преимущества. Бу-
дет совершенно ясно, что вы считаете свое
предложение достаточно важным, так как под-
готовили его с особой тщательностью. Во мно-
гих случаях на заказчика и клиента произве-
дут впечатление ваша инициатива и дополни-
тельные усилия, которые вы приложили.
Подготовьте профессиональное и вежливое
сопроводительное письмо. Запомните, что
люди покупают в первую очередь у людей, а
потом уже у фирмы.
Если вы получили телефонный звонок от
вашего потенциального заказчика или клиен-
та, то обязательно выполните его просьбу как
можно быстрее.
Как только вы узнаете о принятом реше-
нии, пошлите письмо с выражением благо-
дарности. Если ваша фирма выиграла - вы-
разите признательность. Но даже если ваша
фирма не победила, все равно письменно по-
благодарите за то, что ваша заявка была рас-
смотрена. Это письмо продемонстрирует ваше
136
ДЕЛОВОЙ ЭТИКЕТ В ПЕРЕПИСКЕ
внимание к деталям и высокий класс рабо-
ты, которые вы проявите в следующий раз
(или могли бы проявить). Запомните, у вас
всегда есть <следующий раз>.
Вопросы, которые часто задают
о деловой переписке
ВОПРОС: Как поступать с копиями деловых
писем и записок?
ОТВЕТ: Вот несколько рекомендаций:
Копия корреспонденции должна быть на-
правлена людям, которые имеют к ней
прямое отношение или отвечают за ее со-
держание.
Не следует направлять <слепые копии>
(без указания фамилии). Несмотря на то
что они преследуют те же цели, что и с
резолюцией <для Вашего сведения>, но
могут создать впечатление, что вы что-то
делаете за спиной других.
Фамилии указывайте в соответствии с
рангом - по старшинству. Если же люди
одного профессионального уровня, то в
алфавитном порядке.
ВОПРОС: Когда письмо адресуется офици-
альному лицу и его (ее) супруге (супру-
гу), что следует написать на конверте?
ОТВЕТ: Если официальное лицо - мужчи-
на, то должно быть написано так: <Судье
и миссис Уолтер Хьюбер>. Если же -
женщина, то: <Судье Эн Смит и м-ру Уол-
теру Смиту>.
137
ГЛАВА 8
ВОПРОС: Мой сослуживец и я дружески
спорим о том, как должно быть вложено
в конверт сложенное в несколько раз де-
ловое письмо. Где должен находиться
край письма - в нижней части конверта
или в верхней?
ОТВЕТ: Край письма должен находиться
JBBepxy. Это делается для того, чтобы при
вскрытии конверта ножичком уменьшить
вероятность повреждения корреспонден-
ции.
ВОПРОС: Я недавно обратился в одну очень
уважаемую компанию с просьбой о при-
еме на работу. В конце собеседования мне
сказали, что если меня решат взять на
работу, то известят об этом. Я ничего не
сказал, но подумал, что эта организация
упустила возможность повысить свой пре-
стиж. По моему мнению, необходимо по-
благодарить любого человека, обративше-
гося с просьбой о принятии на работу. Вы
согласны?
ОТВЕТ: Да. Каждый претендент на работу
должен быть извещен о результате. Ни-
чего не говорить - легче всего. Если ком-
пания доводит дело до конца, то она не
только демонстрирует добрую волю, но и
делает себе хорошую рекламу, которая
окупится в будущем.
ВОПРОС: Как тактично попросить клиен-
тов оплатить просроченные счета?
ОТВЕТ: Когда вы посылаете уведомление от-
носительно просроченного платежа, нач-
138
ДЕЛОВОЙ ЭТИКЕТ В ПЕРЕПИСКЕ
ните его с благодарности человеку или
фирме за прошлое сотрудничество. Напом-
ните условия оплаты, принятые в вашей
компании, и изложите суть дела.
Обязательно покажите клиенту или фир-
ме свое сомнение: <Если этот счет был
уже оплачен в течение последних 10 дней,
то, пожалуйста, не обращайте внимания
на это напоминание>. Или: <Так как вы
можете не знать, что этот счет еще не оп-
лачен, мы хотели, чтобы настоящее пись-
мо послужило напоминанием>.
В заключение письма заранее поблагода-
рите клиента или заказчика за принятие
срочных мер.
Примечание. Если вы готовите письмо об
оплате товаров и услуг, полученных в кре-
дит, то обязательно сверьте его с руко-
водством по кредитам, изданным Феде-
ральной комиссией по торговле.
ВОПРОС: Несколько недель назад мне по-
звонили из одной компании и попросили
прислать заявку на участие в торгах по
одной сделке. Я послал ее быстро, затем
проверил и узнал, что мы запросили
слишком высокую цену. Заказ ушел к
кому-то другому. Есть ли у вас совет, как
учтиво поступить, чтобы сохранить наши
взаимоотношения?
ОТВЕТ: Пошлите письмо вашему потенци-
альному клиенту и поблагодарите его (ее)
за предоставленную вашей фирме возмож-
ность участвовать в торгах. Сообщите кли-
енту о том, что вы надеетесь, что к вам
139
ГЛАВА 8
обратятся с предложением принять учас-
тие в следующих торгах. Ваше стремле-
ние доводить дело до конца может прине-
сти только положительные результаты.
ВОПРОС: Один из наших поставщиков вы-
ходит из бизнеса. Как поступить в дан-
ной ситуации?
ОТВЕТ: Определенно стоит послать письмо
с благодарностью этой фирме за то, что
она была вашим поставщиком, и поже-
лать коллегам всего хорошего в будущем.
ГЛАВА 9
ИСКУССТВО ОБЩЕНИЯ
Сегодня, как никогда раньше, деловые от-
ношения развиваются и укрепляются в про-
цессе общения.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40
чальник в свою очередь может предложить
этому служащему позаниматься на курсах де-
лового письма.
Для того чтобы помочь вашим сотрудникам
стабильно посылать высококачественную кор-
респонденцию, вы можете подготовить комп-
лект писем-образцов и предложить сотрудни-
кам пользоваться ими. Вы можете также ввес-
ти правило, по которому любая корреспонден-
ция, выходящая из стен компании, должна
быть проверена двумя сотрудниками. В этом
случае количество опечаток и грамматических
ошибок будет сведено к минимуму.
Когда следует использовать
конверты с обратным адресом
\
.
Как требует этикет - всда, когда вы по-
сылаете кому-то письмо и просите прислать
вам письменный ответ, обязательно вложите
для этого в ваше письмо конверт с маркой
или специальный конверт бизнес-типа. Такая
предусмотрительность свидетельствует о вы-
соком классе.
Как готовить коммерческие
предложения
Каждый хочет готовить такие коммерчес-
кие предложения, которые выделяются среди
135
ГЛАВА 8
других, т. е. в убедительной манере. Конеч-
но, решающим в такой предложении будет
его содержание, но и форма и манера изло-
жения материала не безразличны для потен-
циальных заказчиков и клиентов. Вот пять
способов, которые помогут придать вес ва-
шим коммерческим предложениям.
Тщательно готовьте материал. Шлифуйте
ваше коммерческое предложение так, чтобы
оно соответствовало специфическим интересам
и нуждам вашего заказчика или клиента. Та-
кая направленность вашего документа позво-
лит добиться определенного преимущества. Бу-
дет совершенно ясно, что вы считаете свое
предложение достаточно важным, так как под-
готовили его с особой тщательностью. Во мно-
гих случаях на заказчика и клиента произве-
дут впечатление ваша инициатива и дополни-
тельные усилия, которые вы приложили.
Подготовьте профессиональное и вежливое
сопроводительное письмо. Запомните, что
люди покупают в первую очередь у людей, а
потом уже у фирмы.
Если вы получили телефонный звонок от
вашего потенциального заказчика или клиен-
та, то обязательно выполните его просьбу как
можно быстрее.
Как только вы узнаете о принятом реше-
нии, пошлите письмо с выражением благо-
дарности. Если ваша фирма выиграла - вы-
разите признательность. Но даже если ваша
фирма не победила, все равно письменно по-
благодарите за то, что ваша заявка была рас-
смотрена. Это письмо продемонстрирует ваше
136
ДЕЛОВОЙ ЭТИКЕТ В ПЕРЕПИСКЕ
внимание к деталям и высокий класс рабо-
ты, которые вы проявите в следующий раз
(или могли бы проявить). Запомните, у вас
всегда есть <следующий раз>.
Вопросы, которые часто задают
о деловой переписке
ВОПРОС: Как поступать с копиями деловых
писем и записок?
ОТВЕТ: Вот несколько рекомендаций:
Копия корреспонденции должна быть на-
правлена людям, которые имеют к ней
прямое отношение или отвечают за ее со-
держание.
Не следует направлять <слепые копии>
(без указания фамилии). Несмотря на то
что они преследуют те же цели, что и с
резолюцией <для Вашего сведения>, но
могут создать впечатление, что вы что-то
делаете за спиной других.
Фамилии указывайте в соответствии с
рангом - по старшинству. Если же люди
одного профессионального уровня, то в
алфавитном порядке.
ВОПРОС: Когда письмо адресуется офици-
альному лицу и его (ее) супруге (супру-
гу), что следует написать на конверте?
ОТВЕТ: Если официальное лицо - мужчи-
на, то должно быть написано так: <Судье
и миссис Уолтер Хьюбер>. Если же -
женщина, то: <Судье Эн Смит и м-ру Уол-
теру Смиту>.
137
ГЛАВА 8
ВОПРОС: Мой сослуживец и я дружески
спорим о том, как должно быть вложено
в конверт сложенное в несколько раз де-
ловое письмо. Где должен находиться
край письма - в нижней части конверта
или в верхней?
ОТВЕТ: Край письма должен находиться
JBBepxy. Это делается для того, чтобы при
вскрытии конверта ножичком уменьшить
вероятность повреждения корреспонден-
ции.
ВОПРОС: Я недавно обратился в одну очень
уважаемую компанию с просьбой о при-
еме на работу. В конце собеседования мне
сказали, что если меня решат взять на
работу, то известят об этом. Я ничего не
сказал, но подумал, что эта организация
упустила возможность повысить свой пре-
стиж. По моему мнению, необходимо по-
благодарить любого человека, обративше-
гося с просьбой о принятии на работу. Вы
согласны?
ОТВЕТ: Да. Каждый претендент на работу
должен быть извещен о результате. Ни-
чего не говорить - легче всего. Если ком-
пания доводит дело до конца, то она не
только демонстрирует добрую волю, но и
делает себе хорошую рекламу, которая
окупится в будущем.
ВОПРОС: Как тактично попросить клиен-
тов оплатить просроченные счета?
ОТВЕТ: Когда вы посылаете уведомление от-
носительно просроченного платежа, нач-
138
ДЕЛОВОЙ ЭТИКЕТ В ПЕРЕПИСКЕ
ните его с благодарности человеку или
фирме за прошлое сотрудничество. Напом-
ните условия оплаты, принятые в вашей
компании, и изложите суть дела.
Обязательно покажите клиенту или фир-
ме свое сомнение: <Если этот счет был
уже оплачен в течение последних 10 дней,
то, пожалуйста, не обращайте внимания
на это напоминание>. Или: <Так как вы
можете не знать, что этот счет еще не оп-
лачен, мы хотели, чтобы настоящее пись-
мо послужило напоминанием>.
В заключение письма заранее поблагода-
рите клиента или заказчика за принятие
срочных мер.
Примечание. Если вы готовите письмо об
оплате товаров и услуг, полученных в кре-
дит, то обязательно сверьте его с руко-
водством по кредитам, изданным Феде-
ральной комиссией по торговле.
ВОПРОС: Несколько недель назад мне по-
звонили из одной компании и попросили
прислать заявку на участие в торгах по
одной сделке. Я послал ее быстро, затем
проверил и узнал, что мы запросили
слишком высокую цену. Заказ ушел к
кому-то другому. Есть ли у вас совет, как
учтиво поступить, чтобы сохранить наши
взаимоотношения?
ОТВЕТ: Пошлите письмо вашему потенци-
альному клиенту и поблагодарите его (ее)
за предоставленную вашей фирме возмож-
ность участвовать в торгах. Сообщите кли-
енту о том, что вы надеетесь, что к вам
139
ГЛАВА 8
обратятся с предложением принять учас-
тие в следующих торгах. Ваше стремле-
ние доводить дело до конца может прине-
сти только положительные результаты.
ВОПРОС: Один из наших поставщиков вы-
ходит из бизнеса. Как поступить в дан-
ной ситуации?
ОТВЕТ: Определенно стоит послать письмо
с благодарностью этой фирме за то, что
она была вашим поставщиком, и поже-
лать коллегам всего хорошего в будущем.
ГЛАВА 9
ИСКУССТВО ОБЩЕНИЯ
Сегодня, как никогда раньше, деловые от-
ношения развиваются и укрепляются в про-
цессе общения.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40