Не мешкайте
Теперь, когда я убедила вас (я надеюсь на
это) в важности записок и писем с выраже-
нием благодарности, возникает очевидный
вопрос: как скоро их надо посылать? Слово
<скоро> имеет много значений, но, когда по-
является необходимость посылать записки со
словами благодарности и другую деловую
корреспонденцию, это слово имеет только
одно значение -от 24 до 48 часов со време-
ни вашей встречи с кем-то. Это правило отно-
сится даже к очень занятым людям. Чем
120
ГЛАВА 8
раньше с момента встречи или телефонного
разговора вы посылаете вашу благодарность,
тем большее впечатление она произведет.
Написать или напечатать?
Это серьезный вопрос!
Слова благодарности могут быть написаны
ручкой, когда вы посылаете записку человеку,
который проявил по отношению к вам любез-
ность по принципу <от человека к человеку>.
Слова благодарности также могут быть написа-
ны от руки, когда вы посылаете письмо с по-
здравлением, с выражением соболезнования
или что-то тому подобное. Если, однако, вы
посылаете письмо, которое, вероятно, должно
быть сохранено для кого-то или кому-то пере-
слано, то советую вам напечатать его. Если вы
хотите добавить от себя лично, то напишите
одно или два предложения на дополнительном
листке бумаги и приложите его к корреспон-
денции. Позаботьтесь о том, чтобы они были
написаны разборчиво. Одна из опасностей на-
шего компьютерно-образованного общества зак-
лючается в том, что наш почерк часто выгля-
дит так, как будто мы пишем рецепты.
Как квалифицированно готовить
корреспонденцию
>
Хотите ли вы выработать такой стиль
письма, чтобы люди ждали вашей корреспон-
денции?
122
ДЕЛОВОЙ ЭТИКЕТ В ПЕРЕПИСКЕ
Это невозможно, скажете вы. Вовсе нет.
Используйте несколько простых приемов,
приложите некоторые дополнительные уси-
лия, шлифуйте ваше произведение, и тогда
вы будете посылать такие записки и письма,
которые дадут преимущество в конкурентной
среде. Вот несколько советов:
Вычитывайте ваши письма. Даже одно не-
правильно написанное слово снижает эффек-
тивность вашего письма. Единственный спо-
соб убедиться в том, что ваше письмо не со-
держит ошибок, это внимательно его вычи-
тать. Если это возможно, пусть другой
человек проверит ваше письмо прежде, чем
вы его отошлете. Мы часто <видим> на бумаге
то, что хотели изложить. Всегда полезен све-
жий объективный взгляд - особенно для об-
наружения ошибок. Не подвергайте себя ис-
кушению довериться компьютерной програм-
ме поиска ошибок, хотя как таковая она по-
лезна. Если у вас есть опыт в работе с таким
программным обеспечением, то вы уже знае-
те, что оно обнаруживает не все ошибки и не
замечает пропущенные слова. Только челове-
ческий глаз может обнаружить эти ошибки.
И наконец, исследования показывают, что
легче заметить ошибку в напечатанном тек-
сте, чем на экране компьютера. Итак, прило-
жите дополнительные усилия для того, что-
бы научиться быстро писать письма без оши-
бок.
Проверяйте правильность написания всех
имен и фамилий. Делайте это даже тогда, ког-
123
ГЛАВА 8
да вы посылаете корреспонденцию человеку по
имени, как вам сказали, <Джон Смит>.
<М-р Смит, это значит Д-Ж-О-Н С-М-И-Т?>
В девяти из десяти случаев вы будете пра-
вы. Однако всегда остается возможность
столкнуться с другим написанием. Если вы
обнаружите, что имя звучит общераспростра-
ненно, но пишется необычно, вы будете рады
тому, что приложили дополнительные уси-
лия.
Более того, эта микродеталь показывает,
что вы обращаете внимание на все мелочи.
Это такая любезность, которая всегда запо-
минается. Такое ваше отношение к перепис-
ке поможет создать впечатление, что с вами
следует иметь дело.
По возможности ограничивайте ваше пись-
мо одной страницей. Если это сопроводитель-
ное письмо к описанию предложения или ре-
зюме либо информационное письмо о новой
продукции или услуге - обязательно следуй-
те указанному правилу.
Один из вариантов подготовки такого
письма - его построение из трех частей. В
начале письма вы устанавливаете или восста-
навливаете ваше знакомство с тем человеком,
которому оно адресовано (<Мне вчера было
очень приятно поговорить о делах нашей
компании...>). Во второй части письма долж-
на быть раскрыта его цель (<Как я и обещал,
я вложил в письмо каталог...>). В заключи-
тельной части должно содержаться предло-
жение о последующих действиях (<После
того как вы познакомитесь с содержащимися
124
ДЕЛОВОЙ ЭТИКЕТ В ПЕРЕПИСКЕ
в письме предложениями, пожалуйста, свя-
житесь со мной по любому вопросу...>).
Уже в действии обращения
к людям в духе XXI века
По мере приближения к XXI веку нам
многое напоминает, что устоявшиеся правила
меняются. И нигде это так не бросается в
глаза, как в деловом общении. Если вы не
живете с искаженным представлением о вре-
мени, то знаете, что письма и записки, рож-
денные в современных офисах, больше не на-
чинаются с общепризнанного в течение дол-
гого времени обращения <джентльмен>. А
как вы обращаетесь к людям, понимая, на-
сколько обращение важно? Предлагаю вам в
помощь небольшую информацию.
Вы пишите человеку, которого не знаете.
Если вы собираетесь послать письмо кому-то,
кого не знаете, здравый смысл подсказывает,
что следует вначале потратить время на по-
иск имени человека, который получит ваше
письмо. Если, например, вы пишите директо-
ру по кадрам такой-то компании и не знаете
его (ее) фамилии и имени, то найдите время,
чтобы позвонить в компанию и узнать, как
зовут нужного человека. Хотя вполне можно
написать <Дорогой директор по кадрам> или
просто <Дорогой директор>, обращение к че-
ловеку по фамилии персонализирует коррес-
понденцию и, конечно, помогает достичь же-
лаемого результата.
125
ГЛАВА 8
Патрик или Патриция? Попробуйте ука-
зать. Вы, например, пишите Пэту Смиту на
почтовый ящик. Вы не имеете представления
о названии компании. Как правильно обра-
титься? Это редкий случай, и здесь надо пи-
сать <Пэт Смит>, но вы должны добавить
слово <многоуважаемый (ая)>.
Если вы работаете административным по-
мощником у человека, имя которого может
быть как мужским, так и женским, то на-
учитесь тактично дать знать другим, кто
ваш начальник: мужчина или женщина.
Например:
ЗВОНЯЩИЙ ЧЕЛОВЕК: <Это Пол Джен-
кинс из компании <Вест Сайд Сэйвингс>.
Могу ли я поговорить с Джин Каммингс? >
ПОМОЩНИК: <Конечно. Я скажу м-ру Кам-
мингсу, кто звонит>.
Если вы пытаетесь определить пол челове-
ка, с которым вы хотите поговорить или пе-
реписываться, то сформулируйте вопрос так-
тично. Например:
ЗВОНЯЩИЙ:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40