Вот несколько советов, которые помогут вам
обеспечить условия, при которых ваша фак-
симильная связь работала бы на вас и ваш
бизнес, а не против.
>
Посылайте сообщения по факсу, -если вы
обещали это сделать.
Если вы использовали специальную жид-
кость для исправления ошибок в документе,
пошлите по факсу ксерокопию, а не ориги-
нал. При передаче по -факсу места, обрабо-
танные такой жидкостью, превращаются в
кляксы.
Посылайте только ксерокопии документов,
отпечатанных на цветной бумаге, цветная бу-
мага замедляет передачу по факсу и делает
ее более дорогой.
Храните подтверждения передачи факсов.
Уведомляйте получателя вашего факса по
телефону о том, что ему послали сообщение.
В крупных корпорациях и других организа-
циях переданное по факсу сообщение может
легко потеряться, по ошибке может быть
подколото к предыдущему факсу или направ-
лено другому человеку или в другой отдел.
Человек, которому предназначалось сообще-
ние, может в итоге получить факс с опозда-
нием на несколько часов или не получить
вовсе. В любом случае доверие к вам будет
подорвано.
132
ДЕЛОВОЙ ЭТИКЕТ В ПЕРЕПИСКЕ
Следите за тем, чтобы не посылать факс
более трех или четырех страниц, если вас
специально не попросили об этом. Это особен-
но важно, если по одной линии идет сразу
несколько факсов и в случае, если линия
связи по факсу - одновременно и телефон-
ная линия вашего адресата или его фирмы.
Как писать записки
Многие люди никогда не преодолеют тре-
тьей ступеньки скользкой лестницы, кото-
рая ведет к успеху. Почему? Во многих слу-
чаях потому, что хотя они и смогли навести
лоск на свой имидж, но им не удалось сде-
лать то же в отношении своей внутренней
переписки -- записок в частности.
Начинающие работники должны использо-
вать этот вид внутренней переписки с особой
осторожностью. Если вы рассылаете слиш-
ком много записок, ваши коллеги и служа-
щие начнут думать, что вы заинтересованы в
прибылях фирмы, производящей бумагу,
или что у вас слишком мало работы. Задача
записки состоит в том, чтобы довести одну и
ту же информацию (свежие новости компа-
нии, должностные характеристики и т. д.).
Если ваша записка не отвечает этим критери-
ям, то не посылайте ее. Забавно, исследова-
ния показали, что у многих менеджеров под-
готовка обычной записки отнимает почти
час. Если служащий получает 35 тысяч дол-
ларов в год, то это означает, что одна записка
компании может стоить 15 долларов 75 цен-
133
ГЛАВА а
офисные копировальные аппараты? Хотя эта
новая техника ускоряет передачу информа-
ции, она в то же время может испортить
ваши отношения с другими людьми так же
быстро, как может дойти до адресата факс.
Вот несколько советов, которые помогут вам
обеспечить условия, при которых ваша фак-
симильная связь работала бы на вас и ваш
бизнес, а не против.
с.
Посылайте сообщения по факсу, если вы
обещали это сделать.
Если вы использовали специальную жид-
кость для исправления ошибок в документе,
пошлите по факсу ксерокопию, а не ориги-
нал. При передаче по -факсу места, обрабо-
танные такой жидкостью, превращаются в
кляксы.
Посылайте только ксерокопии документов,
отпечатанных на цветной бумаге, цветная бу-
мага замедляет передачу по факсу и делает
ее более дорогой.
Храните подтверждения передачи факсов.
Уведомляйте получателя вашего факса по
телефону о том, что ему послали сообщение.
В крупныхорпорациях и других организа-
циях переданноёно факсу сообщение может
легко потеряться, по ошибке может быть
подколото к предыдущему факсу или направ-
лено другому человеку или в другой отдел.
Человек, которому предназначалось сообще-
ние, может в итоге получить факс с опозда-
нием на несколько часов или не получить
вовсе. В любом случае доверие к вам будет
подорвано.
132
ДЕЛОВОЙ ЭТИКЕТ В ПЕРЕПИСКЕ
Следите за тем, чтобы не посылать факс
более трех или четырех страниц, если вас
специально не попросили об этом. Это особен-
но важно, если по одной линии идет сразу
несколько факсов и в случае, если линия
связи по факсу - одновременно и телефон-
ная линия вашего адресата или его фирмы.
Как писать записки
Многие люди никогда не преодолеют тре-
тьей ступеньки скользкой лестницы, кото-
рая ведет к успеху. Почему? Во многих слу-
чаях потому, что хотя они и смогли навести
лоск на свой имидж, но им не удалось сде-
лать то же в отношении йвоей внутренней
переписки - записок в частности.
Начинающие работники должны использо-
вать этот вид внутренней переписки с особой
осторожностью. Если вы рассылаете слиш-
ком много записок, ваши коллеги и служа-
щие начнут думать, что вы заинтересованы в
прибылях фирмы, производящей бумагу,
или что у вас слишком мало работы. Задача
записки состоит в том, чтобы довести одну и
ту же информацию (свежие новости компа-
нии, должностные характеристики и т. д.).
Если ваша записка не отвечает этим критери-
ям, то не посылайте ее. Забавно, исследова-
ния показали, что у многих менеджеров под-
готовка обычной записки отнимает почти
час. Если служащий получает 35 тысяч дол-
ларов в год, то это означает, что одна записка
компании может стоить 15 долларов 75 цен-
133
ГЛАВА 8
тов. Для быстрой подготовки эффективных,
профессиональных записок изучите следую-
щие предложения.
Уделяйте своим запискам такое же внима-
ние, какое вы уделяете корреспонденции,
рассылаемой вашим клиентам и заказчикам,
т. е. проверяйте и еще раз проверяйте.
Сделайте ваши записки эффективным инст-
рументом. Если, например, вы просите дать
короткий ответ на вашу записку, обозначьте
для него место прямо на ней. Тогда вы сэко-
номите время получателя записки, которому
не нужно будет сочинять новый документ, у
вас же появляется возможность получить от
исполнителя более быстрый ответ.
Если вы рассылаете записки людям одного
профессионального уровня, перечислите их
фамилии в алфавитном порядке.
Если вы рассылаете записки людям раз-
личного профессионального уровня, перечис-
лите их по рангу.
Не допускайте небрежной
корреспонденции
Если вы сами стали одинаково ответственно
относиться к запискам и другой корреспон-
денции, но, к сожалению, не можете этого
сказать о некоторых своих коллегах, что де-
лать? Вы можете использовать тактический
прием, чтобы показать штатному сотруднику,
что он небрежно составил внутренний доку-
мент. Обведите кружочком ошибку (ошибки)
и верните бумагу человеку, который написал
134
ДЕЛОВОЙ ЭТИКЕТ В ПЕРЕПИСКЕ
ее, с припиской: <К Вашему сведению>. Если
ошибки и небрежности упорно будут повто-
ряться, может быть, к этому следует привлечь
внимание начальника этого человека.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40