Відносно складу делегації,— особливо жорстких норм, правил не існує; однак при цьому бажано дотримуватися приблизної рівності чисельності, а також — рівня представництва.
Тільки при необхідності до складу делегації може бути залученій технічний персонал: друкарки, перекладачі та інші.
У протилежному випадку зайві, а тім'більше бездіяльні особи формують негативну репутацію не тільки делегації, а й усіє і організації (фірми) у цілому; вони і просто заважають роботі та викликають роздратування, що також не сприяє успіху переговорів.
89
Не слід перевищувати потрібну кількість делегації ще й тому, що переговори — це достатньо дорогий захід, якій потребує значних фінансових витрат, коштів.
Окрім перелікуваних вимог, що до складу делегації, необхідно підкреслити, що сформована делегація зобов'язана бути єдиною працюючою командою, тобто кожен повинен виконувати свої безпосередні, покладені на нього функції (обов'язки) й у ту ж мить бути часткою єдиного цілого. Тому встає немало важливе питання, -проблема психологічної сумісності.
Що до співвідношення кількості чоловіків та жінок,— то краще виходити зі змішаного складу делегації.
При розробці (підготовці) змістовної частини плану необхідно, перш за все, мати на увазі, що — це основна, головна, вирішальна процедура підготовки переговоріа
Вона включає: визначення, уточнення, конкретизацію предмета переговорів,— тобто, суперечностей (або суперечливих) інтересів; формування загального підходу або принципів, або концепції переговорів,— тобто конкретної цілі та завдань наступної зустрічі, яка може бути ще неповноцінними, неповномасштабними переговорами; визначення можливих (альтернатив) сумісного рішення; підготовку пропозицій та їх аргументації,— тобто формування вимог, або позиції; складання необхідних документів та матеріалів.
Розглянемо коротко кожен з вказаних пунктів підготовки змістовної частини плану.
Визначення предмета переговорів — це визначення, сутності конфлікту, проблеми, яка виникла у відносинах між двома організаціями; це уточнення причин суперечності їх інтересів, а останнє — є аналіз цих інтересів, як своїх, так й іншої сторони; саме аналіз істинних, справжніх інтересів, потреб, але не їх зовнішнього прояву — позицій, вимог.
Після того, як визначилась дійсна причина переговорів, або необхідна умова їх проведення, існування предмета переговорів можлива розробка принципів проведення наступних переговорів чи просто контактів, концепції, підходу до нихч Перш за все, необхідно визначити цілі, або функції (функціональні цілі), які треба реалізувати; вони могуть бути, як це відмічалося раніше,— конструктивними, деструктивними та іншими. Теж саме необхідно зробити й у відношенні майбутнього партнера,'тобто, — хоча б приблизно визначити його наміри, його цілі. Тільки після всестороннього аналізу даної інформації можна сформулювати власний підхід до наступних переговорів — торг або конструктивний підхід.
90
Далі, можливе приступати до визначення можливих варіантів (альтернатів) сумісного рішення та їх оцінки. Для оцінки таких варіантів світова теорія та практика розробила різноманітні методи, серед яких найбільш відомі такі: метод складання балансових аркушів, якій ще має назву методу Фішера; метод Аткін-сона; метод мозкового штурму; метод ділових нарад; метод ділової гри. Дані методи докладніше описувані у науковій літературі. Тут лише коротко надаймо лише саму сутність та зміст даних методів.
Метод Фішера використовується лише для якісної оцінки різних варіантів сумісного рішення та його можливих наслідкіа Головна його ідея полягає у тому, щоб, по-перше, не пропустити якойсь варіант такого рішення, а по-друге, провести якісну (експертну) оцінку як можна більшої кількості наслідків альтернатив, що аналізуються.
Метод Аткінсона — це продовження фактично метода Фішера, це найбільш високій рівень оцінки наслідків різних варіантів сумісного рішення; тут при оцінки альтернатів виконується вже кількісна оцінка кожного з можливих наслідків прийнятого сумісного рішення, за рахунок використання таких показників як: імовірність кожного наслідку прийняття того чи іншого рішення та його значність.
Мозковий штурм — це колективний метод обговорення різних варіантів можливих сумісних рішень та їх оцінки. При такому методі розробки варіантів сумісних рішень кожен з її учасників пропонує по можливості їх максимальну кількість, які записуються наприклад, на дошці, щоб всі могли їх бачити; після цього вони (варіанти) оцінюються всіма учасниками з самих різних сторін.
В останні роки відбувається прогрес й у цьому, здається, вичерпаному методі,— деякі спеціалісти (теоретики та практики) пропонують збільшити ефективність даного методу за рахунок повного виключення з процесу генерації можливих варіантів кожним з учасників мозкового штурму логіки, інтелекту, зробив ставку на підсвідомість".
Для цього рекомендуються різноманітні.методи розкріпачення інтуїції та підсвідомості.
Метод ділових нарад теж відноситься до колективних методів підготовки переговоріа Він використовується в основному для інформування майбутніх учасників переговорів, а також — для її отримання від них. Такий метод дозволяє також провести аналіз проблеми, скласти прогноз-сценарій наступних переговорів та розробити відповідні документи. Однак у даному випадку кількість учасників обмежена.
До колективного методу відноситься й метод ділової гри. Даний метод порівняно з іншими колективними методами розробки та оцінки альтернатив сумісного рішення дуже громіздкий, потребує багато часу та учасників. Однак він має значну перевагу при навчанні.
Всі перелічувані колективні методи мають спільний недолік, або негативний феномен — «зрушення у виборі», причина якого у відсутності персонального відповідальності, що схиляє учасників приймати найбільш ризикове рішення15. Це так зване «зрушення у лівий бік».
Але існує й зрушення протилежного напрямку, «зрушення управо», тобто у сторону менше ризикового рішення1'. Існують й інші феномени колективних методів розробки та оцінки варіантів (альтернатів) сумісних рішень.
Після оцінки альтернатів сумісних рішень можлива -реалізація подальшої процедури змістовної частини підготовки до переговорів, тобто,— до формування позиції. Формування позицій включає формулювання пропозицій. Пропозиції — це зовнішнє відображення позицД це ключові елементи її, це ідея й вона зобов'язана бути висловлена в ясній, конструктивний формі Особливу увагу треба приділити відточеності формулювань пропозицій,— вони зобов'язані бути простими та не допускати двозначності.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38