Экспертиза документов — это определение их социального и иного значения в целях отбора на хранение и установление сроков хранения. В процессе экспертизы документов отбираются те из них, которые подлежат постоянному хранению. Экспертиза ценности документов осуществляется в три этапа.
Первый этап экспертизы проводится на стадии текущей работы с документами:
• при разработке номенклатуры дел отдела кадров, когда определяют ценность будущего дела на основании перечней документов и опыта работы;
• при регистрации в отделе кадров поступающих и создаваемых там документов,
когда определяется их принадлежность к конкретному делу с обозначенным на
обложке дела сроком хранения.
Второй этап экспертизы осуществляется на стадии подготовки дел для передачи в архив предприятия после завершения работы с ними. Эта работа проводится персоналом отдела кадров и контролируется экспертной комиссией предприятия (организации).
Третий этап экспертизы проводится на стадии подготовки дел для передачи на государственное хранение. Экспертизу осуществляют работники ведомственного
ГЛАВА 10__________________________________________________
архива, члены экспертной комиссии предприятия и работники государственного архива.
В общей массе документов отдела кадров имеются документы, отражающие его основную деятельность (уставы, положения, штатные расписания, приказы, перспективные и годовые планы работы с кадрами, годовые и сводные отчеты, протоколы совещаний и собраний коллектива, переписка с вышестоящими организациями, материалы по проверкам выполнения постановлений, указаний по работе с кадрами, все документы по личному составу и т. п.). Чтобы правильно оценить их, необходимо применять критерии ценности документов. К основным критериям относятся значимость содержания; время и место создания; подлинность и копийность; юридическая сила; физическое состояние. Критерий значимости содержания — важнейший.
При отборе документов на хранение предпочтение отдается подлинникам. Однако некоторые документы (статистические отчеты, докладные записки, различные спраьки и т. д.) имеются только в копиях, поскольку подлинники направляются в другие инстанции.
Юридическую силу имеют только правильно оформленные документы. В некоторых случаях юридическую силу имеют также их вторые экземпляры (трудовых договоров, актов).
При экспертизе ценности документов важным справочным пособием являются различные виды перечней документов. На предприятиях, в организациях разрабатываются перечни типовых документов с указанием сроков хранения документов, а также перечень документов со сроками хранения до пяти лет, которые подлежат уничтожению без утверждения архивным учреждением, и перечень документов, подлежащих приему в государственный архив.
На всех предприятиях и в организациях создаются экспертные комиссии. На крупных предприятиях и в объединениях создаются центральные экспертные комиссии, которые координируют работу экспертных комиссий структурных подразделений. Экспертные комиссии назначаются приказом руководителя предприятия (организации) в составе не менее 3-5 человек под председательством одного из руководящих работников.
Основной задачей экспертных комиссий является обеспечение регулярного сбора, отбора и подготовки документов к архивному хранению после завершения их делопроизводством. Экспертные комиссии руководствуются действующими правилами, инструкциями, перечнями и номенклатурами дел.
Экспертная комиссия предприятия, структурного подразделения выполняет следующие функции:
* рассматривает проекты номенклатур дел предприятия (организации) и структурных подразделений;
» организует ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение;
» рассматривает описи на дела постоянного хранения, подлежащие передаче в государственный архив, и описи на дела по личному составу постоянного и временного хранения (более 10 лет);
* рассматривает акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению;
* рассматривает предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов;
* участвует в подготовке и рассмотрении проектов перечней документов, типовых и примерных номенклатурных дел;
214
__________________ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА КАДРОВЫХ СЛУЖБ
* осуществляет контроль за деятельностью экспертных комиссий структурных
подразделений.
Члены экспертной комиссии проверяют правильность проведенного отбора документов на хранение и уничтожение путем просмотра описей, актов и других документов. Заседания экспертной комиссии оформляются протоколами, а отбор документов и дел к уничтожению — актом. Акты рассматриваются экспертными комиссиями предприятия (структурного подразделения), подписываются их председателем и членами, утверждаются руководством предприятия.
Документационное обеспечение управления кадрами
Документационное обеспечение управления —.это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций. От правильной организации и наиболее полной механизации и автоматизации обработки документов зависит повышение эффективности всего процесса управления кадрами.
Основой деятельности кадровых служб являются учет, отчетность и ведение организационно-распорядительной документации, которая включает три основные группы документов:
* организационные (положения, инструкции, правила, уставы);
* распорядительные (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания, рекомендации);
* справочно-информационные (письма, отчеты, акты, протоколы, обзорные и докладные записки, перечни, справки, списки и др.).
Наиболее важные вопросы организации делопроизводства в кадровых службах предприятий и организаций определяются основными положениями единой государственной системы делопроизводства. В каждом отделе кадров формируется номенклатура дел, представляющая собой утвержденный в установленном порядке систематизированный список наименований дел, заводимых в делопроизводстве отдела с указанием сроков хранения. Номенклатуры дел составляются на основе примерных и типовых номенклатур, которые разрабатываются и утверждаются министерствами и ведомствами по согласованию с архивными учреждениями.
Примерная форма номенклатуры дел
УТВЕРЖДАЮ Директор
" " 199 г.
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ отдела кадров
(наименование предприятия, организации)
Номер и шифр дела Наименов ание дела Срок хранения Примечание
ПЛАВАЮ
До составления номенклатуры дел в отделе кадров проводится следующая работа:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100 101 102 103 104 105 106 107 108 109 110