Сообщения предприятий, учреждений, организаций и должностных лиц должны быть сделаны в письменной форме.
(в ред. Указа Президиума Верховного Совета РСФСР от 08.08.83 — Ведомости Верховного Совета РСФСР, 1983, № 32, cm . 1153)
Устное заявление хорошо только при обсуждении с соседями подробностей вчерашнего вечера. Если Вы попадетесь на удочку и просто «расскажете» должностному лицу Вашу историю, то оно (лицо) Вам сочувственно улыбнется и, когда за Вами закроется дверь, облегченно вздохнет и тут же забудет о Вашем существовании. Вы же, в свою очередь, будете пребывать в иллюзии, что «злодея» найдут, изобличат и накажут. Как бы не так!
Только Ваше письменное заявление с собственноручной подписью должностного лица, его принявшего и зарегистрировавшего на копии, которая остается у Вас, гарантирует то, что заявление не «потеряется».
Нелишне будет напомнить некоторые несложные правила подачи заявления в любые государственные органы:
1. Заявление пишется только (!) на чистом белом листе стандартного (А4) формата. Недопустимы листы в клетку, линейку, из желто-серой или плохой ворсистой бумаги. Если таких листов в доме нет, не поленитесь, сходите и купите пачку в любом канцелярском магазине. Она Вам пригодится: парой листиков не отделаетесь.
2. В случае, если в доме есть печатная машинка или компьютер, — используйте их. Помните печатный текст на подсознательном уровне воспринимается лучше. При использовании компьютерных текстов не развлекайтесь со шрифтами, применяйте стандартный «Тайме».
3. Оригинал, который Вы подаете в Органы, и копия, которая остается у Вас, должны совпадать до каждой запятой! Если Вам лень переписывать заявление — используйте копировальную бумагу (купите там же, где и листы).
Абсолютно недопустимо и стратегически опасно включать в один из экземпляров пункты, которых нет в другом!
4. Если Вы пишете ручкой, предпочтительно использовать черный цвет: он более читаем, чем синий. Любые иные цвета или карандаш неприемлемы!
5. Подложите под лист бумаги нечто, чтобы строчки выходили ровными, лучше всего — фирменный разграфленный лист, выпускаемый специально для этих целей (приобретается аналогично — в канцелярском магазине).
Расстояние между строчками не должно быть меньше 10 миллиметров .
6. Если в Вашем заявлении есть более двух помарок или исправлений — перепишите! Неаккуратно оформленное заявление доверия не вызывает.
7. С левой стороны листа (на обороте соответственно — с правой) должны быть поля не менее 3 сантиметров . Все заявления подшиваются в папки,
Если у кого-то сложилось впечатление, что Автор в качестве рекламы пропагандирует канцелярские магазины, то это не так! и учет полей обязателен. Этим Вы демонстрируете элементарное соблюдение правил делопроизводства и уважение к той инстанции, к которой Вы обращаетесь.
8. В верхнем правом углу первого листа, четко и крупно-кому, с указанием должности и звания (если не знаете, то позвоните в канцелярию отдела милиции или прокуратуры). Заявления всегда подаются на имя прокурора, начальника отделения милиции или начальника соответствующего отдела, ибо именно они лично отвечают за действия своих сотрудников. Лучше избегать подавать заявления на имя непосредственного следователя или дознавателя.
9. Под обращением «к кому» — Ваши данные: фамилия, имя, отчество (полностью), домашний адрес (и где прописаны, и где проживаете фактически), свой контактный телефон (при отсутствии домашнего). Адрес первым лучше указать тот, на который, как бы Вы хотели, должен быть отправлен ответ — сами решите, главное, чтобы по этому адресу был исправный почтовый ящик.
Заявления с адресом «До востребования» не рассматриваются, равно как и анонимные.
10. По центру листа, под «шапкой», крупно — ЗАЯВЛЕНИЕ, можно подчеркнуть.
11. Помните, что при письменном обращении местоимение «Вы» в любой падежной форме пишется всегда с большой буквы — «Вам», «Ваш» и т. д. Такое написание есть демонстрация Вашей вежливости.
12. Объем заявления не должен превышать 1, 5 — 2 рукописных или печатных листов (при компьютерном тексте размер шрифта не менее 12-го!). Сообщения на множестве страниц воспринимаются плохо.
13. Не используйте сложносочиненные .и сложноподчиненные предложения, «читатель» их может просто не понять. Пишите четко и просто, в каждом предложении — не более 10-15 слов.
Не употребляйте термины, заимствования и жаргонные выражения. Будьте проще! Ваш оппонент может некоторых слов не знать и какое-нибудь словосочетание типа «эпизодический не-легитимный экивок с соарендатором» вызовет его раздражение. Напишите доступнее: «Иногда я ругаюсь с соседом», и все будет понятно.
Не старайтесь казаться умнее — Вам изначально неизвестно, кто будет заниматься Вашим заявлением. А вдруг это окажется хмурый оленевод, отловленный в тундре с вертолета сетью, отправленный по разнарядке в Органы, да там и оставшийся? Или двоечник и второгодник, пошедший в милицию только потому, что с детства закомплексован по самое некуда? Тогда Ваш «штиль» только озлобит его. Кстати, к устной речи это тоже относится — говорите ясно и просто, дабы не вызвать у собеседника чувство, что Вы над ним издеваетесь. Но не перегните палку и не спрашивайте после каждой своей фразы: «Вы меня правильно поняли?» — иначе через пять минут Вы имеете шанс вылететь из кабинета.
14. Поставьте под своим заявлением число и подпись. Если Вас при приеме заявления попытаются «попросить» поставить иное число, чем есть на самом деле, не соглашайтесь. Неизвестно, чем это для Вас может обернуться.
15. Пишите заявление дома, а не в отделении, где Вам не удастся сосредоточиться.
16. Вносите в заявление только фактические обстоятельства, без всяких там «мне кажется» или «я предполагаю». «Казаться» Вам будет после рюмки хорошего коньяка в компании симпатичной девушки (или юноши, кому как нравится), а в Органах нужно все излагать точно и ясно. Всегда помните, что свои слова и утверждения надо доказывать, а это — не так просто. Милые и компанейские бритоголовые товарищи, которых по чудовищному недоразумению называют страшным словом «бандиты», очень правильно высказываются на эту тему: «Фильтруй базар, и все будет в норме!»
17. Если у Вас есть некие документальные доказательства, подтверждающие излагаемое, то вместе с заявлением подайте и их копии (!). Оригиналы оставьте у себя, Вы всегда их успеете передать по протоколу добровольной выдачи.
В заявлении обязательно должно быть указано, сколько и какие именно документы были Вами переданы с заявлением.
18. В случае, если у Вас имеются свидетели (желательно настоящие), которые могут подтвердить изложенное Вами, то в конце заявления, под числом и Вашей подписью, им следует вписать:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83