Современное предприятие – большое и сложное образование, у которого много разных «органов» и частей. Организм этот может только нарождаться, появляться на свет или находиться в отроческом периоде, быть в «расцвете сил», наконец, уже дряхлеть, «отживать свой век» (но при этом, кстати, так и не успев набраться мудрости).
В построении современного предприятия можно выделить два взаимосвязанных процесса: формирование производственно-организационной структуры (определяющей, как будет вестись бизнес) и структуры, управляющей информационными потоками, порожденными деятельностью предприятия.
Непременными элементами структуры, управляющей информационными потоками, являются инструментарий в виде современной системы автоматизации (КИС) и управленческие кадры менеджмент), которые могут эффективно ее использовать.
Для большинства российских предприятий сегодняшняя ситуация требует активных действий, преобразований, движения – иначе не выжить.
Главное – определить и сформулировать цели преобразований, правильно выбрать направление и понять, какими средствами готово пожертвовать предприятие для их достижения.
Целью, например, может быть повышение эффективности бизнеса, улучшение деятельности всего предприятия или его некоторых направлений.
Необходимо оценить, что дает в данном случае внедрение и использование ИС. При этом ее полезность может необязательно измеряться в денежном эквиваленте. Все зависит от поставленных целей.
В настоящее время руководителю российского предприятия приходится выносить решения в условиях неопределенности и риска, а это вынуждает его постоянно держать под контролем различные аспекты финансово-хозяйственной деятельности, которая отражена в огромном количестве документов, содержащих разнородную информацию. Грамотно и хорошо обработанная и систематизированная информация в определенной степени является гарантией эффективного управления производством.
Если исключить умышленные противоправные действия, то все ошибки бухгалтерского учета осуществляются либо по небрежности, либо из-за незнания особенностей ведения бухгалтерского учета в России. Ошибки практически неизбежны при ручном учете или при использовании нелегальных или устаревших или версий программных комплексов.
Переход от изучения единичных факторов к общим выводам называется индукцией.
Любая бухгалтерская программа не заменяет бухгалтера, а только помогает выполнять некоторые утомительные действия. Даже самая качественная программа не поможет, если ею будет пользоваться неквалифицированный бухгалтер. А человек, несведущий в бухгалтерском учете, просто не сможет работать с бухгалтерской программой.
Современные программы не предполагают полную автоматизацию бухгалтерской деятельности, ограничиваясь учетом и хранением первичных документов и выполнением простых расчетов, а так же построением различных отчетов. Ни одна из программ не предлагает бухгалтеру законченные алгоритмы поведения в любой ситуации. Программа не подсказывает нужные действия, бухгалтер самостоятельно должен выбрать, что он должен сделать в той или иной ситуации. В идеале любая задача, встающая перед бухгалтером, передавалась бы программе, которая автоматически выстраивала бы необходимую последовательность действий, самостоятельно предлагая бухгалтеру ввести нужную информацию.
При работе с существующими программами бухгалтер должен самостоятельно определить последовательность действий, после чего программа поможет выполнить их.
Так как весь бухгалтерский и налоговый учет ведется на основании первичных документов, первая задача любой программы – автоматизировать ввод, создание, хранение и учет таких документов. При этом некоторые документы создаются непосредственно в программе, которая должна максимально упростить эту процедуру. Автоматическая нумерация документов и подстановка нужных дат, выбор значений из справочника вместо ввода информации с помощью клавиатуры существенно ускоряет и упрощает создание документов. Если в документах есть расчетная часть, например, следует отдельно выделить НДС, то программа автоматически выполнит нужные расчеты. Естественно, программа самостоятельно выведет нужную сумму прописью.
Остальные документы попадают в бухгалтерию из других подразделений или из сторонних организаций. В этом случае нужно ввести документ в компьютер, не меняя при этом никакой информации. Конечно, в идеальном случае следовало бы воспользоваться сканером, чтобы ввести оригинальный документ в компьютер, а затем автоматически преобразовать его в вид, удобный для хранения.
Однако современные бухгалтерские программы неспособны на это, и бухгалтеру приходится вручную вводить нужную информацию. Для облегчения ввода во многих программах используются различные справочники, которые существенно помогают при вводе множества однотипных документов.
Введенные и созданные документы хранятся в программе, чтобы в любой момент их можно было просмотреть и при необходимости откорректировать. Удобные средства поиска нужного документа и продуманная структура хранения документов существенно облегчат работу бухгалтера.
Следует отметить, что не всегда в бухгалтерию документы попадают в установленный срок и в нужном виде. Иногда приходится вводить информацию не из документа, а по устному изложению, а соответствующий документ появляется значительно позже. Хотя эта практика противоречит правилам бухгалтерского учета, в действительности она встречается достаточно часто.
Именно поэтому важно, чтобы программа позволяла изменять документы задним числом, а также изменения не нарушали все дальнейшие операции, выполненные после введения документа.
На основе первичных документов создается журнал хозяйственных операций. При отсутствии компьютера эта утомительная работа выполняется бухгалтером вручную. Любая бухгалтерская программа автоматически создает журнал операций на основе введенных документов.
Однако некоторые операции все же приходится вносить вручную. Чем совершеннее бухгалтерская программа и чем лучше она настроена на особенности учета на конкретном предприятии, тем меньше операций вводится вручную. В идеале весь журнал хозяйственных операций должен создаваться автоматически.
Каждая хозяйственная операция порождает одну или несколько проводок, которые помещаются в журнал проводок. Эта операция легко делается автоматически, так что вручную вводить проводки в журнал приходится достаточно редко. Конечно, ввод вручную операции и состоит в описании связанных с ней проводок, так что фактически бухгалтеру все же приходится иногда описывать нужные проводки, но это делается через журнал операций, а не напрямую в журнал проводок.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41